[Organisasi File] File Sekuen, File Berindeks Majemuk, File Berhash

1. Pengertian Berkas Sequential

Organisasi file  sequential adalah merupakan cara yang paling dasar untuk mengorganisasikan kumpulan record-record dalam sebuah file. Dalam organisasi file sequential, pada waktu record ini dibuat, record-record direkam secara berurutan.
Record pertama ditempatkan pada posisi pertama dalam file, record kedua ditempatkan pada posisi kedua dalam file  dan seterusnya. Begitu pula pada waktu pengaksesan dan pada waktu file  ini digunakan sebagai input, record-record harus diakses secara berurutan.
Jadi dalam organisasi file sequential, bukan berarti bahwa record-record tersebut disimpan dalam urutan numerik. Jika kita ingin menambahkan suatu record pada file sequential, maka record tersebut akan terletak pada akhir file.

Organisasi file sequential dapat terdiri dari record-record yang berbeda jenis.
Contoh:
Pada gambar, dalam sistem penggajian terpadu (Intergrated personnel-payroll system) mempunyai sebuah file  pegawai (Employee file) yang terdiri dari dua jenis record, yaitu :

Personnel Record

Rec type	Empno	Name	Address		Material status	Sex	Home log		Mil code	Educ	so

Payroll Record

Rec type	Empno	Name	Found type	Account		Base salrate	% time	Resp dept		Date start	Date change

Record-record pada file tersebut tidak memerlukan format dan ukuran yang sama. Pada contoh tersebut, file disortir berdasarkan : EMP-NO, REC-TYPE.

• Proses 

Karena record-record dalam organisasi file sequential harus diakses secara berurutan, maka file sekuensial lebih serng menggunakan batch processing dari pada interactive processing.

• Keuntungan dan Keterbatasan

Adapun keuntungan utama dari teknik organisasi file sequential adalah kemampuan untuk mengakses record berikutnya secara tepat.
Sedangkan keterbatasan dari organisasi file sequential adalah kita tidak dapat mengakses langsung pada record yang diinginkan.

• Pola Akses

Pola Akses adalah penentuan akses berdasarkan field tertentu. Selama pola akses, file sequential dapat dipasangkan dengan record-record yang sudah diurut pada file, maka waktu aksesnya sangat baik.
Jadi kita harus menentukan pola akses terlebih dahulu, kemudian baru menentukan organisasi file sequential berdasarkan urutan yang sesuai dengan pola aksesnya, jangan sebaliknya. 

Contoh: 
File gaji yang disusun secara sequential berdasarkan NIP, hendak diakses berdasarkan NAMA, maka program tidak baik. Juga tidak baik mengakses record dengan urutan sebagai berikut:

NIP = 15024508, NIP = 15024607 

NIP = 15024115, NIP = 1502800 .
Dimana NIP tersebut belum tersortir.

• Media Penyimpanan File Sequential

File sequential dapat disimpan dalam SASD, seperti magnetic tape atau pada DASD, seperti magnetic disk.
Beberapa alasan untuk menyimpan file sequential pada DASD :

• Pada umumnya komputer dihubungkan dengan sedikit tape drive, sehingga tidak cukup untuk menunjang program aplikasi yang banyak membutuhkan file sekuensial. Contoh : Jika 3 file sequential, seperti master file, transaction file dan update master file yang digunakan oleh sebuah program. Karena hanya ada 2 tape drive, maka salah satu dari ketiga file tersebut disimpan dalam disk. 
• Sistem yang dikonfigurasikan untuk fungsi file tertentu, selalu disimpan dalam disk. Contoh : Printer hanya dapat menerima semua file yang akan dicetak, bila terlebih dahulu file tersebut disimpan dalam disk. Jadi bila kita ingin membuat sebuah file laporan, maka harus ditentukan dari disk ke printer. 
• Karakteristik lalu lintas saluran dan kapasitas saluran pada sistem dapat dibuat menguntungkan dengan cara memisahkan file-file dalam media penyimpanan. 

Contoh :
Sebuah sistem akan dikonfigurasikan dengan 2 tape drive pada satu saluran dan 2 disk drive pada saluran lain. Jika volume data besar, yang dihasilkan oleh sebuah program dari 2 file sekuensial, maka akan menguntungkan bila file-file tersebut diletakkan pada saluran terpisah, daripada diletakan pada perlatan yang salurannya digunakan bersama-sama.

• Pembuatan File Sequential

Pembuatan file sequential meliputi penulisan record-record dalam serangkaian yang diinginkan pada media penyimpanan.

Pembuatan file transaksi sequential meliputi tugas-tugas:

• Pengumpulan data 
• Perubahan data dalam bentuk bahasa yang dapat dibaca oleh mesin
• Pengeditan data 
• Pemeriksaan transaksi yang ditolak 
• Penyortiran edit data

• Pembuatan File Laporan

Dalam pembuatan file laporan sequential dikenal 3 jenis record :
1) Header Record 
Mencakup report header, page header dan group header. Dikenal sebagai informasi pengenal (Identifying Information).
2) Detail Record 
Mencakup isi laporan yang umumnya disusun dalam kolom.
3) Footer Record
Mencakup report footer, page footer dan group footer. Dikenal sebagai informasi ringkasan (Summary Information).

• Retrieval Terhadap File Sequential

Record pada file sequential di retrieve secara berurutan. Urutan dimana record tersebut ditulis pada file menentukan urutan dimana record tersebut di dapat kembali.
Retrieve dari sebuah file dapat dibagi 2, yaitu : Report Generation dan Inquiry, yang bergantung pada jumlah data yang dihasilkan.
Pada umumnya file sequential diakses dalam model report generation. Karena record-record harus diakses secara berurutan, tentunya lebih efisien mengakses setiap record dari file tersebut.
Inquiry dari file sequential mengalami hambatan, karena organisasi file ini memerlukan pengaksesan record secara satu persatu. Namun ada inquiry yang memerlukan pengaksesan semua record dari file.

Contoh :

•  Berapa jumlah mahasiswa yang berumur di atas 20 tahun ? 
•  Berapa jumlah pegawai yang mempunyai gaji di bawah Rp. 1.000.000; ?

• Jenis Update

Ada 3 jenis update yang akan dapat dilaksanakan pada master file :

1. Insert a new record 
2. Delete an existing record 
3. Modify an existing record

• Menagani Kesalahan

Dalam pelaksanaan update, dapat ditemukan beberapa kesalahan seperti :
(a) Insert a record that already exists
(b) Delete a record that does not exist
(c) Modify a record that does not exist
Contoh :

Master	Trans -Type
101	101	1
102	103	2	1 : Delete
103	105	1	2 : Insert
104	107	3	3 : Modify
	101	2

 File Activity Ratio = 1/4

Contoh :

Sebuah master file berisi 10 record. Transaksi yang diproses adalah sebagai berikut :

Master	Trans -Type
111	2
111	1	1 : Delete
96	3	2 : Insert
400	1	3 : Modify
96	1
111	2
400	3
342	3
96	2

2.  File Berindeks Majemuk (Multiple Indexed File)

berikut komponen file berindeks majemuk :

1. File Utama, untuk menyimpan data 
2. File – File Indeks 

Properti File Berindeks Majemuk :

1. Semua Indeks diangap sama 
2. Tidak ada kebutuhan pengelolaan rantai ke file log (overflow) 
3. Semua Indeks Harus dianggap Sama 
4. Semua Indeks adalah jangkar rekord (record anchor) 
5. Tidak ada atribut utama 
6. Tidak ada pengelolaan Keberurutan menurut Indeks Utama.

Pada file berindeks majemuk (multi key), record hanya diakses melalui indeks. Karena File dengan banyak indeks berisi banyak komponen berbeda, maka kita harusmenentukan hal-hal berikut :

1. Keberadaan indeks 
2. Cara Organisasi 
3. Letak 

Untuk itu dapat kita gunakan direktori File Berindeks Majemuk. File Sekuen Berindeks hanya menyediakan satu indeks, yaitu indeks atribut kunci. File Sekuen Berindeks lambat bila berdasar atribut bukan kunci. File Berindeks Majemuk memungkinkan membuat beberapa indeks berdasar lebih dari satu atribut.
Indeks dibolehkan pada sembarang atribut, bahkan semua atribut. Banyak Sistem Informasi interaktif memerlukan dukungan dari file banyak key.

Contoh : 
Sistem perbankan yang mempunyai beberapa pemakai (user) seperti teller, pegawaikredit, manajer cabang, pegawai Bank, nasabah dll.
Adanya pemakai berbeda memerlukan akses record-record ini dalam cara yang berbeda.Relevansi File Berindeks Majemuk Banyak Sistem Informasi interaktif memerlukan dukungan dari file banyak key. 

3.  File Hashing

Metode penempatan dan pencarian yang memanfaatkan metode Hash disebut hashing atau ‘Hash addressing’ dan fungsi yang digunakan disebut fungsi hashing / fungsi Hash. Fungsi hashing atau fungsi Hash inilah yang dapat menjadi salah satu alternatif dalam menyimpan atau mengorganisasi File dengan metode akses langsung.
Fungsi Hash akan mengganti atau mentransposekan data tersebut untuk menciptakan fingerprint, yang biasa disebut Hashvalue (nilai Hash). Hash value biasanya akan digambarkan sebagai suatu string pendek yang terdiri atas huruf dan angka yang terlihat random (data biner yang ditulis dalam notasi heksadesimal).

• Konsep-Konsep File Hash

1. Organisasi file dengan metode akses langsung (direct acsess ) yang menggunakan suatu fungsi untuk memetakan key menjadi address.
2. fungsi yang digunakan disebut fungsi hash/KAT (key to address transformation)
3. Address yang dihasilkan dari hasil perhitungan fungsi hash disebut dengan istilah home address
4. Jadi, terdapat dua komponen file hash :

• Ruang rekord, yang terdiri atas m slot address
• Fungsi hash, yang mentransformasi key menjadi address

5. Transfomasi key akan mudah jika key telah berupa nilai integer, untuk key berupa karakter alpha-numerik terdapat proses prakondisi untuk mengubahnya menjadi suatu nilai integer.
Contoh : size(M) = 1 MB, size(h) = 128 bit.

3 teknik dasar untuk pengalamatan, yakni : 

1. Pemetaan langsung (direct mapping) 
2. Pencarian Tabel (directory look-up) 
3. Kalkulasi (calculating).

Keuntungan Menggunakan Teknik Hashing 

• Nilai key yang sebenarnya dapat dipakai karena diterjemahkan ke dalam sebuah alamat. 
• Nilai key adalah address space independent bila berkas direorganisasi, funsi hash dapat beruabah tetapi nilai key akan tetap. 

Kelemahan Menggunakan Teknik Hashing 

• Distribusi nilai key yang dipakai. 
• Banyaknya nilai key yang dipakai relative terhadap ukuran dari ruang alamat. 
• Banyaknya record yang dapat disimpan pada alamat tertentu tanpa menyebabkan benturan. 
• Teknik yang dipakai untuk mengatasi benturan.